En 5-trinns strategisk plan for et medisinsk kontor

Diagram et kurs til en vellykket fremtid

I ethvert medisinsk kontor er det faktorer som kan påvirke organisasjonens suksess. Nøkkelen er å identifisere disse faktorene om de er innenfor din kontroll eller ikke, og utvikle en plan som vil føre til oppnåelsen av organisasjonens fremtidige mål.

Denne prosessen med å identifisere de medisinske kontormålene og utvikle planene for å oppnå disse målene kalles strategisk planlegging. Hvert medisinsk kontor trenger å utarbeide en strategisk plan, enten for ny oppstart eller ved re-evaluering av en eksisterende. Det er fem fokusområder i den strategiske planleggingsprosessen.

1 -

Utfør en vurdering

Organisasjonsvurderingen innebærer gjenkjenning av å utføre en SWOT-analyse.

S = Styrker. Hva gjør du bra? Har du en veletablert praksis og anerkjente leverandører? Har du talentfull administrativ og støttepersonell ? Fungerer din fysiske anlegg og teknologi godt for personalet og pasientene?

W = Svakheter: Hva holder deg fra å utføre på et høyere nivå? Mangler du helseinformasjons teknologi? Mangler du nøkkelpersoner som vil forbedre din praksis?

O = Muligheter: Er det helseprosjekter som du kan kapitalisere på? Er det et voksende behov for dine tjenester, eller en mulighet til å skifte fokus til voksende behov?

T = Trusler: Kan du forutsi tap av pasienter på grunn av endring av demografi? Vil endringer i Medicare eller tilbakebetaling av forsikringsleverandører ha en negativ innvirkning? Vil du miste nøkkelpersoner eller leverandører?

Denne analysen inkluderer en vurdering av markedet, en vurdering av de interne forholdene i organisasjonen, og Misjonen, visjonen og verdiene til det medisinske kontoret.

Misjonen, visjonen og verdiene viser den generelle uttalelsen om formålet med det medisinske kontoret.

• Mission statement er uttalelsen som best beskriver formålet
• Vision- setningen identifiserer de overordnede målene for fremtiden
• Verdieretningen formidler egenskapene, egenskapene og egenskapene organisasjonen ønsker å bli identifisert med

Når en vurdering er fullført, er det på tide å velge en strategi.

Mer

2 -

Identifiser en strategi

I denne fasen av den strategiske planleggingsprosessen må du begynne å analysere områdene som støtter retningen for målene til det medisinske kontoret. Bruk av dataene som er oppnådd under SWOT-analysen, vil bidra til å identifisere flere strategier for hvert område.

Hver strategi vil gi deg flere sannsynligheter som vil lede det medisinske kontoret til suksess avhengig av de involverte faktorene. Husk å vurdere hvert av følgende når du tar en endelig beslutning om strategien du velger:

• Barrierer som kan føre til feil og måter de kan bli overvunnet
• Finansiell informasjon som inkluderer budsjettering, driftskostnader, inntekter og forventet volum
• Bruk av velprøvde strategier for vellykket ytelse

3 -

Planlegg strategien

Planleggingen av strategien innebærer den faktiske utviklingen av planen og hvert område det medisinske kontoret må fokusere på. Din strategiske plan må inneholde:

• Mål
• Mål for sluttdato
• Nøkkelhandlinger
• Nødvendige ressurser
• Projisert inntekt

Når det er ferdig, vil planen føre til implementering av strategien i alle retninger. Alle nivåer av staben er kritiske for suksessen til målet og må inkluderes. Hele laget må være involvert gjennom hele prosessen fra begynnelsen diskusjoner til utførelse og til slutt, overvåking av resultatene.

Arbeidet bør koordineres for rollene som vil påvirke planen i disse støttende områdene:

1. Finansiering
2. markedsføring
3. operasjoner
4. kommunikasjon
5. Politikk og prosedyrer
6. Utvikling

4 -

Implementere strategien

Implementering er gjennomføring av planleggingsprosessen. Dette er det virkelige arbeidet med planen. Suksessen til strategiplanen avhenger av hvor jevnlig den daglige driften håndteres.

Mulige barrierer kan dukke opp under implementering, men hvis det medisinske kontoret allerede har identifisert mulighetene og bestemt en handlingsplan å ta, bør disse raskt og effektivt overvinnes.

Implementeringsfasen skal imidlertid ha litt fleksibilitet, da ingen plan er utviklet uten noen områder som kan bruke forbedringer.

En viktig nøkkel til vellykket gjennomføring er å sørge for at ansatte er fullt informert, forberedt og kunnskapsrik om organisasjonens planer og har de rette ressursene til disposisjon.

5 -

Overvåk resultatene

Selv om planen er fullført, krever det fortsatt fordelen av å bli overvåket for effektivitetsnivået. En plan som ikke er gjennomgått for effektivitet med jevne mellomrom, er ubrukelig. Noen områder kan trenge tilpasning eller endring for å nå det maksimale ytelsen til det medisinske kontoret.

Ingen plan er utviklet eller utført perfekt første gang. En strategisk plan er en kontinuerlig prosess med utvikling, gjennomføring og overvåking.

En vellykket strategi er en som tar det medisinske kontoret fremover, mot retningen det vil gå ettersom hvert fokusområde er utviklet og utført. Det krever fokus og engasjement fra alle involverte fordi teamet er bare like sterk som den svakeste lenken.