Hvordan være klare og konsise
Med planlegging og omsorg kan den medisinske kontorlederen øke effektiviteten og effektiviteten gjennom vellykkede kommunikasjonsteknikker og praksis. Kommunikasjon er et av de viktigste verktøyene i ethvert forhold, enten det er personlig eller profesjonell. På det medisinske kontoret er det klart at kommunikasjon blant ansatte er viktig for å sikre kvaliteten på pasientene.
Kommunikasjon er 2-veis
For at kommunikasjonen skal bli fullført, må det være ideer eller informasjon som skal deles, noen til å gi informasjonen eller ideen, og noen som vil motta informasjonen.
Kommunikasjon er best når den er gjensidig, noe som betyr at ideer og informasjon deles mellom de to personene, med hver gi og ta fra utvekslingen. Når kommunikasjon er ensidig, er muligheten for feilkommunikasjon eller misforståelse høy, og disse fører til ufullstendige forventninger og dårlige resultater.
I et forhold, oftest går vi tilbake og beklager eventuelle misforståelser, og prøv igjen. Men i et medisinsk kontor kan miscommunication være kostbart både fysisk og økonomisk. Studier blant de mest effektive lederne viser at kommunikasjon er den viktigste ferdigheten en leder eller leder kan eie og bruke.
Effektiv kommunikasjon i medisinsk kontorinnstilling
Å kommunisere mest effektivt er klar og konsistent informasjon er avgjørende.
Enten i en skriftlig formidling, via en kontorpost , en på en samhandling, eller i en gruppeinnstilling, er det viktig å holde fast ved emnet ved hånden og ikke gå bort fra punktet. Ved å bruke de fem W og H-tilnærmingen til journalistikken, vil det bidra til å holde fokus på problemet:
- Hvem: Hvem trenger informasjonen som deles? Hvem vil denne informasjonen påvirke? Hvem er eller vil være ansvarlig?
- Hva: Hvilke skritt må tas? Hvilket utfall er ønsket? Hvilke ressurser er nødvendig for å fullføre prosessen eller prosjektet? Hva er forholdene som direkte påvirker denne saken?
- Hvorfor: Hvorfor er dette viktig? Hvorfor er personen som mottar denne informasjonen inkludert?
- Hvor: Hvor skal arrangementet, møtet, arbeidet foregå? Hvor er materialene eller dataene som trengs for å fullføre prosjektet?
- Når: Når er møtet? Når er fristen? Når tilbakemelding eller fremdrift er bedt om?
- Hvordan: Hvordan vil suksess bli målt? Hvordan vurderes ytelsen? Hvordan vil fullførelsen være sikker?
Vær klar og kortfattet - Eliminer chatter og fluff
Dette er bare noen få spørsmål som kan adresseres for å holde informasjonen tydelig og kortfattet. En annen god tommelfingerregel når du adresserer andre er: "Si hva du mener, og mener hva du sier."
Når andre vet at du gir meningsfull informasjon og tilbakemelding, er de mer sannsynlig å lytte nøye og se på utvekslingen din med respekt. En leder som sladder, snakkes uopphørlig om ikke-forretningsmessige forhold, eller strays off topic under møter vil være mindre effektive fordi deres ansatte vil begynne å tune ut "fluff". Mens det er viktig å ha en fungerende rapport med dine medarbeidere og medarbeidere, er det like viktig å ha faglig bevissthet.
Gi tilbakemelding - Aktiv lytning
Tilbakemelding er en annen viktig del av effektiv kommunikasjon. Lytte til tilbakemelding vil hjelpe alle parter i forståelse. En teknikk kalt "aktiv lytte" er et nyttig verktøy for å sikre at forståelsen er fullført. I denne teknikken vil lytteren omformulere informasjonen de hørte i sine egne ord. Hvis denne informasjonen er riktig, er utvekslingen fullført, hvis ikke avsenderen av informasjonen kan rette eventuelle misforståelser nå. Denne utvekslingen tar bare litt mer tid og er et effektivt verktøy for å skape ansvar, fordi alle involverte i utvekslingen vet at forventningene var klare og forstått.
Fordelene med klar kommunikasjon i medisinsk kontoret
Klar og effektiv kommunikasjon sparer tid, penger og forverring. Når alle parter forstår hva som trengs, forventet og akseptabelt, er fremdriften mer sikker. Når alle parter forstår hvorfor noe er nødvendig, føler de seg respektert. Når ideer utveksles og tilbakemelding vurderes, føles alle parter inkludert og viktige for prosessen. Disse følelsene av inkludering og betydning er avgjørende for kontorets moral og overordnet suksess i praksis.