Elektronisk kommunikasjon blir stadig mer populær i disse dager enn telefonsamtaler, "snail" -post og, selv i noen tilfeller, ansikt-til-ansiktsmøter. I alle faglige omgivelser, inkludert medisinsk kontor, er det viktig å vurdere flere ting når du sender ut e-post til kollegaer, pasienter, leger, sykehus, leverandører eller andre fagpersoner.
Folk bruker en stor del av dagenes åpning og lesing av e-post.
Verdifull tid bør ikke bli bortkastet på ineffektive og ubetydelige e-postmeldinger. Den samme profesjonaliteten du vil bruke på telefonen, skal brevkorrespondanse eller ansikt til ansikt også uttrykkes i en e-post. Husk alltid at en e-post er et kommunikasjonsform og hvordan mottakeren tolker meldingen, er det eneste som betyr noe.
Før du oppretter og sender en e-post, spør deg selv flere spørsmål.
- Er e-post det beste form for kommunikasjon for informasjonen jeg sender?
- Er det profesjonelt?
- Er det HIPAA-kompatibelt?
- Betyr det nøyaktig meg og det medisinske kontoret?
E-post Etiquette Rule # 1
Tenk på innholdet i meldingen din før du trykker SEND . Pass på at e-post er den riktige kommunikasjonsformen for meldingen din i stedet for en telefonsamtale eller et møte. Husk at innholdet bør gjenspeile bildet og nivået av profesjonalitet som forventes av ditt medisinske kontor.
Ikke send, videresend eller svar på e-post som inneholder uanstendig, støtende, fornærmende, ærekrenkende, rasistisk eller seksuell natur. Straffen kan være alvorlig for deg og Medical Office.
E-post Etiquette Rule # 2
Bruk riktig grammatikk, tegnsetting og stavemåte. Igjen er meldingen din en refleksjon av ditt medisinske kontor.
Sørg også for å holde meldingen konsis og bruk riktig layout for meldingen din, noe som gjør det lettere å lese. Proofles e-posten din før du trykker SEND .
Ikke bruk ALL CAPS da dette regnes som å rope eller skrike i den elektroniske verden. Bruk fet eller kursiv for å understreke et ord eller en setning. Unngå å bruke ekstremt fancy eller rare fonter, da dette gjør at e-posten din er vanskeligere å lese.
E-post Etiquette Rule # 3
Kontroller at e-posten blir sendt til den aktuelle mottakeren (e). Informasjon i et medisinsk kontor, spesielt relatert til pasientinformasjon, bør deles på et behov for kun å kjenne basis. Vurder også at folk kan vurdere informasjon som ikke er relevant for dem som "søppelpost".
Ikke diskutér personlig og konfidensiell informasjon eller legg til pasientfiler i en e-post. Bruk pasientkontonumre eller medisinske rekordnumre for å gi noen råd til å sjekke kontoen. Din informasjon bør noteres der.
E-post Etiquette Rule # 4
Gjør svar på profesjonelle e-postmeldinger innen 24 timer når det er mulig. Hvis det ikke gir deg nok tid, svarer du minst på å si at du har mottatt e-posten, og du vil komme tilbake til dem så snart som mulig.
Ikke svar på spam eller forespørsler om abonnement / abonnement.
Dette vil bare generere mer spam som vil oversvømme e-postadressen din.
E-post Etiquette Rule # 5
Hold emosjonene ut av e-post. Vær høflig og profesjonell. Vet hvem du kan være uformell med etter at nok tid har gått for å bygge den typen forhold.
Ikke si noe i en epost som du kan angre senere. Vær forsiktig når du sender eller svarer på en e-post i sinne. Gi aldri personlige kommentarer om en annen person, gjør kommentarer som vil fornærme noen eller si noe du ikke ville si personlig.
E-post Etiquette Rule # 6
Fortsett å holde humor, vitser og ironi. Intentjoner er ofte "tapt i oversettelse" i e-postmeldinger, og folk kan ikke alltid få spøk.
Tenk på det fra mottakerens perspektiv.
Ikke send, videresend eller svar på kjedebrev. Det er uprofesjonelt atferd, og noen mennesker ser dette som søppelpost. Husk at alt innhold du sender skal gjenspeile bildet og nivået på profesjonalitet som forventes av ditt medisinske kontor.