5 trinn for å forbedre medisinsk kontor ansattes ytelse

1 -

Angi klare forventninger for hver jobbroll

Forbedre ansattes ytelse må begynne med å ha klare forventninger. Dette skaper grunnlaget for at både leder og ansatte er klar over hva jobbkravene til deres rolle er.

Uten klare forventninger er det umulig å avgjøre om en ansatt gjør jobben bra eller dårlig. Det er urealistisk å anta at en ansatt vet hva forventningene til jobben er uten å gå over det med dem.

Forventningene skal omfatte målbare mål og kvalitetsmål. Ta med tilleggsoppgaver som kryssdekning av de andre stillingene. For eksempel, forventes din medisinske biller å dekke resepsjonen når den medisinske resepsjonisten er syk eller til lunsj? Hvem forventes å plukke opp telefonene når resepsjonisten har travlt med å betjene pasientene?

2 -

Gi ansatte med verktøyene de trenger

Når leder og ansatte er begge klar over forventningene, er det nødvendig å sikre at hver medarbeider har verktøyene de trenger for å effektivt gjøre jobben sin. Personalet kan ikke holdes ansvarlig for å utføre arbeid hvis de ikke har alle de verktøyene de trenger. Har du oppdatert kodende bøker, programvare, datamaskiner, kommunikasjonssystemer? Er arbeidsstasjoner satt opp ergonomisk? Har du retningslinjer og prosedyrer på plass og tilgjengelig slik at de refererer til dem?

Ikke bare er det viktig å ha verktøyene for å fullføre jobben sin, men det er også nødvendig å sørge for at disse verktøyene er effektive. Det ville være en god ide å evaluere verktøyene som er tilgjengelige for de ansatte når de stiller forventninger. Hvem vet mer enn de ansatte selv hvilke verktøy de trenger for å jobbe mer effektivt og effektivt.

3 -

Gi vedvarende utdanning og opplæring

Helsesektoren er stadig skiftende, og den eneste måten at ansatte kontinuerlig kan oppnå forventningene er å motta løpende utdanning og opplæring. Krav til fakturering og koding endres årlig, og for ansatte som følger med disse endringene, må det være et system på plass for å holde seg oppdatert med disse endringene.

Minst en gang i året, bør ansatte gå til Medicare og Medicaid seminarer eller sette opp en treningsøkt med den lokale representanten for å utføre i-trening. Andre typer trening kan også utføres, inkludert peer-to-peer trening eller superuser trening. For ansatte som kan kjempe i et bestemt område eller trenger en forfriskning på ting som å forbedre samlinger, kundeservice, telefon etikette og mer, er det elektroniske treningsprogrammer som er tilgjengelige.

4 -

Gi veiledning og retning når det er nødvendig

Mange ledere forventer at deres ansatte har opplæring, trening og verktøy for å oppnå forventningene til jobben sin. For det meste kan de. Imidlertid vet ingen noensinne alt det er å vite om jobben sin og kan fortsatt trenge ekstra hjelp. Som medisinsk kontorleder er det din jobb å gi veiledning og veiledning til dine ansatte når det er nødvendig. Unike situasjoner oppstår som krever innspilling eller en beslutning fra en leder.

Ansatte må føle seg trygg at hvis de ikke vet svaret, er det minst en person de kan komme til det de kan stole på. Ledere må være en ressurs for sine ansatte. Selv om du ikke vet alle svarene som sjefen, kan du rette dine ansatte til riktig sted for å finne svarene.

5 -

Gi tilbakemelding minst to ganger i året

Å omhille:

1. Du har satt klare forventninger til hver jobbrolle
2. Du har gitt de nødvendige verktøyene for å effektivt utføre jobbene sine
3. Du har gitt personalet med løpende utdanning og opplæring for ansatte for å oppnå forventningene
4. Du har gitt dine ansatte veiledning og retning når de trenger det.

Nå er det tidshandling halvårlige og årlige vurderinger. Ledere og ansatte har vanligvis ulike ideer om formålet med en ansatt evaluering eller gjennomgang. Noen mener det er å fastslå lønnsøkninger, å identifisere forbedringsområder, eller å ha dokumentasjon for fremtidig bruk. For noen kan det være alle disse. Det er også et verktøy for å forbedre ansattes ytelse. Ledere kan bruke dette verktøyet til å identifisere hvilket nivå en ansatt har på å oppnå forventninger og gi tilbakemelding for å hjelpe dem å vokse i jobben sin.