5 Viktige Front Desk Funksjoner

T han resepsjonen til et medisinsk kontor kan være et veldig travelt sted. Resepsjonspersonalet er avgjørende for den glatte operasjonen til det medisinske kontoret. Resepsjonspersonalet består vanligvis av resepsjonister og / eller medisinske assistenter og avhengig av størrelsen på det medisinske kontoret kan en person være begge. Kliniske plikter til side, resepsjonen har ansvar for fem administrative plikter:

1. Hilsen pasienter
2. Besvare og administrere telefonen
3. Planlegger avtaler
4. Interoffice kommunikasjon
5. Ekstern korrespondanse

1 -

Hilsen Pasienter

Hilsen pasienter handler ikke bare om hva du sier, det handler også om hvordan du samhandler med pasienter. Resepsjonen er ansvarlig for å få pasientene til å føle seg velkommen.

Resepsjonen er det første inntrykket en pasient mottar når du ringer eller besøker medisinsk praksis. Det er viktig at resepsjonen leverer eksepsjonell kundeservice og være en positiv representasjon av medisinsk praksis.

Her er andre måter å hilse på:

• Svar på telefonen samtidig som du opprettholder en høflig og konsekvent måte ved å bruke riktig telefon etikett
• Holder resepsjonen ren og organisert
• Registrerer nye pasienter og oppdaterer eksisterende pasientdemografi ved å samle pasientens detaljerte pasientinformasjon, inkludert personlig og finansiell informasjon
• Tilrettelegger pasientstrøm ved å varsle leverandøren av pasientens ankomst, være oppmerksom på forsinkelser og kommunisere med pasienter og klinisk personale
• Reagerer på pasienters, potensielle pasienter og forespørsler fra besøkende på en høflig måte

2 -

Administrerer telefon

Mens du svarer på telefonen på en høflig og konsekvent måte, er en del av hilsen-pasienter, er det ikke den eneste plikten til resepsjonens telefonansvar. Resepsjonen har ansvaret for å motta alle innkommende anrop og også plassere utgående anrop når det er nødvendig.

• Innkommende anrop: Innkommende anrop består av pasientanrop, telemarketers, farmasøytiske representanter, andre leger og mer. Resepsjonen må bruke riktig telefon etikett når du håndterer telefonene ved hjelp av disse kommunikasjonsevnerne: være en aktiv lytter, ha god telefonhåndtering, skjermsamtaler, bruk takt, still spørsmål og opprettholde konfidensialitet.
• Utgående anrop: Noen ganger kan resepsjonen sette utgående anrop for å diskutere en pasientavtale, gjøre utenfor avtaler eller henvisninger, eller bestille forsyninger. Som representant for medisinsk kontor er det like viktig å bruke riktig telefon etikett.

3 -

Planlegger avtaler

Effektiv planlegging er nødvendig for en utmerket pasientopplevelse og en jevn pasientstrøm. De fleste medisinske kontorer bruker planlegging programvare som gjør planlegging avtaler enkelt og enkelt. Imidlertid må resepsjonen være i stand til å fylle ut kanselleringer eller mangler og bli effektiv til å kommunisere endringer i tidsplanen til pasienter og leger.

4 -

Interoffice Communication

Resepsjonen på det medisinske kontoret er som et kommunikasjonsnav. De fleste interoffice-kommunikasjon går gjennom resepsjonen, spesielt når det gjelder noen administrative oppgaver knyttet til pasienten.

Å kommunisere mest effektivt er klar og konsistent informasjon er avgjørende. Enten det er i et notat, en skriftlig kommunikasjon, via et internt kontor e-post, en på en samhandling, eller i en gruppeinnstilling, er det viktig å holde fast ved emnet ved hånden og ikke bortkastet punkt.

Noen grunnleggende ferdigheter som trengs for effektiv interoffice kommunikasjon inkluderer:

• Telefon etikette
• Kundeservice
• Grunnleggende ord og Excel-programmer
• Tidsfordriv
• Organisasjonsferdigheter

5 -

Ekstern kommunikasjon

Ekstern kommunikasjon innebærer potensielt kommunikasjon med leverandører, annen lege praksis, forsikringsselskaper og andre virksomheter. Dette kan kreve å ringe utgående telefonsamtaler, skrive profesjonelle brev, faksing og postbrev.

Kunnskaper om kontorprosedyrer som vanligvis oppnås fra et sertifikat eller Associates-grad i et forretningsprogram, inkludert administrative prosesser og prosedyrer, kravbehandling, utarbeidelse av pasientdiagrammer og grunnleggende datakompetanse. Grunnleggende administrative assistent ferdigheter og å kunne tilstrekkelig operere kontorutstyr er viktig for front office suksess.