5 komponenter for effektive interne kontroller

Forhindre og oppdage ansattes mislighold i ditt medisinske kontor

Interne kontroller er definert som en prosess utformet for å motvirke svindel, beskytte selskapets ressurser og sikre overholdelse av lover og forskrifter. Interne kontroller er bare effektive dersom de bestemmes av det medisinske kontorets spesifikke behov, implementeres, overvåkes og måles for å sikre at de fungerer som planlagt.

Det medisinske kontoret må ta en proaktiv tilnærming for å forebygge og oppdage ansattes uregelmessigheter ved å ha en politikk på plass med hensyn til interne kontroller. Forebygging og deteksjon spiller en svært viktig rolle i enhver intern kontrollprosess ved å minimere et visst risikonivå.

1 -

Ansette Praksis

Å ansette det beste medisinske kontorpersonalet er en effektiv måte å styrke en intern kontrollprosess på. Ansette ansatte som er kompetent, pålitelig og pålitelig ved grundig prescreening kandidater er bare god forretningssans. Bakgrunnskontroller og referansekontroller er enkle måter å luke ut eventuelle dårlige epler på, og avskrekke visse personer fra å søke om jobben.

Selv om tidligere arbeidsgivere ikke har lov til å gi annen informasjon enn sysselsettingsstatus og berettiget til rehire, kan du be om at søkerne gir kontaktinformasjon til tidligere veiledere eller kollegaer for å få mer detaljert informasjon. Bakgrunnskontroller, inkludert kredittkontroll, gir også informasjon om søkerens personlige historie.

Mer

2 -

Adskillelse av oppgaver

Separat oppgaver hindrer en ansatt fra å ha ansvaret for flere transaksjoner som involverer håndtering av økonomi. Når en ansatt må håndtere penger, bør det være en person som tillater visse transaksjoner, en annen ansvarlig for behandling og en annen for å forene og registrere. Dette sikrer at ingen kan utføre noen oppgaver som ikke oppdages eller vurderes av en annen person.

Separering av arbeidsoppgaver gjør det vanskelig for noe penger å gå seg vill, enten det er i resepsjonen eller det administrative nivået på det medisinske kontoret. Når ansatte vet at hver prosess spores og overvåkes, oppfordrer den nøyaktighet og ærlighet i å utføre oppgaver.

3 -

dokumentasjon

Hver finansiell transaksjon bør ha en papirspor. Dokumentasjon er ikke bare praksisen med å skrive eller dokumentere handlinger, men også å holde kopier av alle finansielle poster som fakturaer og betalingsmidler. Ansatte bør gjøres oppmerksomme på å aldri utføre en transaksjon basert på en verbal forespørsel.

Gyldig dokumentasjon inkluderer offisielle medisinske kontormeddelelser, brevpapir eller fakturaer og bør godkjennes ved underskrift, når det er nødvendig. Sjekker skal alltid ha en faktura, som skal tilbakebetales, pengeoverføringer eller betalingsposteringer. Kontanter bør bare aksepteres, aldri utlevert, med mindre å gi tilbake pasientendring. Kasseavstemming skal også dokumenteres i begynnelsen og slutten av hvert skifte.

4 -

Fysiske og elektroniske sikkerhetstiltak

Bruken av pengeskap, alarmsystemer, kameraer og låser kan hjelpe det medisinske kontoret for å beskytte data, beholdning, eiendeler og penger.

1. Oppbevar alle pengebokser, sjekker og kvitteringsbøker som er låst i et safe med begrenset tilgang av det medisinske kontorpersonalet. Kombinasjoner bør endres regelmessig.

2. Har alarmsystemer på plass for ettertid og ikke-operasjonelle dager.

3. Kameraer kan plasseres ved hver inngang og utgang, resepsjonen og rettet mot safeen.

4. Hold dørene til forsyningsrommet og / eller apotekskapasiteten til enhver tid låst og tillat bare tilgang til bestemte områder etter behov.

Elektroniske garantier inkluderer bruk av passord og begrensning av tilgang til autorisert personell.

5 -

Overvåkingsoperasjoner

Enhver intern kontrollprosess ville være ufullstendig uten en måte å overvåke operasjoner på. Internkontrollovervåking innebærer gjennomgang av den daglige driften for å sikre at prosessene fungerer som de skal.

1. Kontantavstemming

2. Konto eller diagramrevisjon

3. Verifisering ved å sammenligne rapporter

4. Vanlige lager kontroller

Å holde øye med alle prosesser er viktig, men først og fremst må en medisinsk kontorleder :

1. Opprett regler og mål

2. Kommuniser dem til alle ansatte

3. Gi tilbakemelding regelmessig